DIGITALISATION

La dématérialisation des documents introduit une nouvelle dimension dans la gestion de l’état civil des personnes en facilitant le classement et la recherche d’informations. La mauvaise tenue des registres, l’insécurité des locaux, l’inadaptation du matériel de conservation, les conditions climatiques, etc. justifient le recours à l’archivage électronique des documents d’état civil afin de mieux les sécuriser.

La réalisation de la cartographie de l’état civil nécessite une forte composante opération de terrain et d’analyse des données ainsi qu’une expertise de haut niveau pluridisciplinaire. L’exécution des travaux de numérisation peut être organisée autour de trois phases :la phase préparatoire, la phase de collecte et traitement des données, la phase d’analyse des données, la phase de production des rapports et restitution. L’indexation est le processus qui permet de retrouver un acte dans la base de données des actes numérisés

Le LGEC (Logiciel de Gestion des faits de l’Etat Civil) Web est une application web qui permet la création, la gestion et le suivi des actes de l’état civil ainsi que divers autres documents dans un respect total des textes législatifs en vigueur du Sénégal (IE. Code la Famille, Code des Collectivités Territoriales, …)

L’application Web  LGEC ou NEKKAL permet de réaliser de nombreuses opérations liées à l’état civil, avec notamment :

• Création de l’ensemble des actes et documents d’état civil.
• Prévisualisation et impression des actes et des documents annexes.
• Gestion des informations sur les personnes attachées à ces actes.
• Numérisation et traitement des actes images (anciens).
• Gestion des mentions et avis de mentions.
• Recherche simple et multicritère.
• Edition de copies intégrales et extraits d’actes d’état civil.

Aujourd’hui, l’application LGEC est déployée dans 400 centres d’état civil au niveau du Sénégal. Il est prévu prochainement son déploiement au niveau de l’état civil consulaire.

Le registre national de l’état  (RNEC) est un système qui centralise les actes d’état civil du Sénégal, notamment  les actes de naissance, actes de mariage, actes de décès et toutes les mentions. Le RNEC est alimenté principalement par les actes d’état civil  saisis au quotidien, les actes du passif. Il est  aujourd’hui opérationnel et il est dans sa phase de consolidation.

ANEC 360 est une plateforme digitale centralisée conçue pour informatiser et optimiser l’ensemble des procédures internes et externes de l’Agence. Elle a pour vocation de moderniser la gestion administrative, de réduire les délais de traitement, d’améliorer la traçabilité des opérations et de renforcer la transparence dans les processus de décision.

La plateforme prend en charge le traitement des demandes selon des circuits de validation définis, notamment pour :

• Les déplacements : génération des fiches de déplacement, fiches techniques et ordres de mission ;

• Les fournitures : gestion des fournitures du premier et du deuxième groupe, avec génération des bons de sortie de matériel ;

• Les absences : génération automatique des fiches d’absence ;

• Les congés : génération des fiches de congé ;

• Les stocks : consultation de l’état des stocks en temps réel ;

• Et autres processus administratifs.

La plateforme d’offre de services et d’informations aux usagers en matière d’état civil a principalement les fonctionnalités suivantes :

• Demander un document d’état civil ;
• Payer un service d’état civil ;
• Demander le remboursement d’un paiement;
• Suivre le traitement de sa demande
• Recevoir son document au format électronique
• Localiser un centre d’état civil,
• Historique de ses demandes
• Demander de recevoir un document d’état civil par voie électronique (email et application mobile)
• Vérifier l’authenticité d’un document d’état civil reçu

• La non déclaration des naissances et décès de façon systématique pourrait être due à des facteurs socio- culturels mais également par un manque de collaboration entre les centres d’état civil les structures sanitaires et les délégués de quartier et chef de village.
• Pour prendre en charge cette question, le programme NEKKAL a mis en place le Registre national de l’état civil ((RNEC) dont l’application mobile  de notification des faits d’état civil déjà développée est l’une de ses principales
• Cette application mobile permet aux personnes habilitées (chef de village et délégués de quartier) de notifier une naissance ou un décès au centre d’état civil compétent conformément au cadre législatif et réglementaire en vigueur